Yleiskuvaus

Teams-pohjaiset prosessiratkaisut sujuvoittavat arjen pieniä kitkakohtia — niitä toistuvia askareita, jotka syövät aikaa ja turhauttavat, vaikka niiden pitäisi olla yksinkertaisia. Usein ratkaisu ei vaadi uutta järjestelmää eikä isoa hanketta, vaan kevyen ja käytännöllisen työkalun rakentamisen välineillä, jotka organisaatiolla on jo käytössään. Tässä palvelussa palvelun toimittaja rakentaa juuri palvelun tilaajan arjen tarpeeseen sopivan ratkaisun Microsoftin vakiotyökaluilla. Hyvä esimerkki on Teams-pohjainen matkalaskuprosessi, jossa työntekijä täyttää selkeän lomakkeen suoraan Teamsissa, tieto tallentuu automaattisesti ja hyväksyntä hoituu ilman ylimääräistä sähköpostiviidakkoa. Ratkaisut suunnitellaan niin, että ne palvelevat oikeasti ihmisten työtä. Kohderyhmänä on liiketoiminta.

Kenelle tämä sopii

Organisaatiot, joissa toistuvat manuaaliset askareet, kuten matkalaskut tai hyväksynnät, vievät turhaan aikaa ja turhauttavat. · Tiimit, jotka haluavat sujuvoittaa arjen prosessin nopeasti ilman uutta järjestelmää tai isoa hanketta. · Tilanteet, joissa jo käytössä olevat Microsoftin vakiotyökalut halutaan valjastaa oikeasti ihmisten työtä palvelevaksi ratkaisuksi.

Palvelun sisältö ja toteutus

Palvelu toteutetaan yhteistyössä palvelun tilaajan kanssa vaiheittain. · 2.1 Kitkakohdan tunnistaminen ja rajaus Kartoitetaan yhdessä arjen prosessi, joka aiheuttaa eniten turhaa työtä, ja sovitaan ratkaisun tavoitteet ja rajaus. · 2.2 Ratkaisun suunnittelu Suunnitellaan kevyt prosessi Microsoftin vakiotyökaluilla: käyttäjän täyttämä Adaptive Card -lomake, tietojen tallennus SharePointiin, kulku Power Automatella ja hyväksyntä Approvalsilla. · 2.3 Rakentaminen ja testaus Toteutetaan ratkaisu sovitussa laajuudessa ja testataan se yhdessä tilaajan kanssa aidoilla esimerkkitilanteilla, jotta se toimii arjessa luotettavasti. · 2.4 Käyttöönotto ja perehdytys Otetaan ratkaisu käyttöön ja käydään läpi sen käyttö, jotta työntekijät osaavat hyödyntää sitä heti ja itsenäisesti.

Toimitettavat ja lopputulokset

Toimiva Teams-pohjainen prosessiratkaisu sovitussa laajuudessa (esimerkiksi matkalaskuprosessi) Adaptive Card -lomake, SharePoint-tietovarasto ja Power Automate- sekä Approvals-kulku Lyhyt käyttöohje ratkaisun käyttäjille Perehdytys ratkaisun käyttöön

Rajaukset

Palvelu toteutetaan Microsoftin vakiotyökaluilla; ratkaisu ei edellytä Premium-lisenssiä. Ei sisällä Microsoft-lisenssien hankintaa. Palvelu kattaa sovitun prosessin; muut prosessit ja laajennukset sovitaan ja hinnoitellaan erikseen. Ei sisällä integraatioita kolmannen osapuolen järjestelmiin, ellei niistä erikseen sovita.

Toimittajan ja tilaajan vastuut

Palvelun toimittaja (Sencom) vastaa ratkaisun suunnittelusta, rakentamisesta, testauksesta ja käyttöönoton perehdytyksestä sovitussa laajuudessa. Palvelun tilaaja vastaa nimetystä yhteyshenkilöstä, prosessin sisällön kuvaamisesta sekä siitä, että palvelun toimittajalla on tarvittava pääsy ja oikeudet ratkaisun rakentamiseen tilaajan ympäristössä.