Tekoäly näkee saman tiedon kuin sen käyttäjä — ei enempää eikä vähempää. Juuri siksi Copilotin ensimmäiset kokemukset ratkeavat harvoin lisensseissä tai koulutuksessa. Ne ratkeavat siinä, onko organisaation tieto ajan tasalla, oikein rajattua ja löydettävässä muodossa. Jos vanhat asiakirjat, keskeneräiset luonnokset ja liian laajasti jaetut kansiot ovat vuosien varrella kasautuneet, tekoäly nostaa ne näkyviin nopeammin kuin kukaan ihminen ehtisi. Tässä palvelussa käymme läpi organisaationne tietoympäristön tekoälyn näkökulmasta: mitä tietoa on, kuka siihen pääsee käsiksi ja mikä siitä on sellaista, jonka haluatte tekoälyn käyttävän. Palvelun toimittaja (Sencom) tuo mukaan menetelmän ja työkalut, palvelun tilaaja oman organisaationsa tuntemuksen. Lopputuloksena on siivottu ja rajattu tietoperusta, jonka päällä Copilot ja agentit toimivat luotettavasti — ja johon voi myöhemmin palata aina kun käyttö laajenee. Palvelu kannattaa toteuttaa ennen laajaa Copilot-käyttöönottoa. Se on samalla tiedonhallinnan perustyötä, joka hyödyttää organisaatiota riippumatta siitä, kuinka pitkälle tekoälyn käytössä edetään.

Kenelle tämä sopii

Organisaatiot, jotka ovat ottamassa Copilotia laajaan käyttöön ja haluavat varmistaa, ettei tekoäly nosta esiin väärää tai vanhentunutta tietoa · Tietohallinto, joka epäilee että SharePoint- ja Teams-oikeudet ovat vuosien varrella laajentuneet liian avoimiksi · Julkishallinnon organisaatiot, joissa tiedonhallinnan vaatimukset ja tekoälyn käyttöönotto on järkevää ratkaista samalla kertaa · Tilanteet, joissa Copilot on jo käytössä mutta tulokset tuntuvat epäluotettavilta tai epäolennaisilta

Palvelun sisältö ja toteutus

- 2.1 Nykytilan kartoitus Kartoitamme, missä organisaationne tieto sijaitsee ja miten sitä käytetään: SharePoint-sivustot, Teams-tiimit, OneDrive-kansiot ja niihin liittyvät käyttöoikeudet. Muodostamme yhteisen kuvan siitä, mitä tekoäly tällä hetkellä näkisi. · 2.2 Ylijakojen ja käyttöoikeuksien läpikäynti Tunnistamme liian laajasti jaetut sisällöt, unohtuneet jakolinkit ja kansiot, joiden oikeudet eivät enää vastaa tarkoitustaan. Käymme läpi, mitkä niistä ovat kiireellisiä ja mitkä voi korjata rauhassa. · 2.3 Tiedon luokittelu ja arkaluonteisen tiedon suojaus Käymme läpi, millaista arkaluonteista tietoa ympäristössänne on ja miten se merkitään ja suojataan. Sovimme luokittelun periaatteet niin, että ne ovat käytännössä noudatettavissa eivätkä hankaloita arkea. · 2.4 Vanhentuneen tiedon siivous ja elinkaari Sovimme, mitä tehdään vanhoille luonnoksille, päättyneille projekteille ja kahteen kertaan tallennetuille asiakirjoille. Samalla sovitaan käytännöt, jotka pitävät tilanteen siistinä jatkossakin. · 2.5 Tekoälyn tietolähteiden rajaus Määrittelemme, mitkä tietolähteet ovat tekoälyn käytettävissä ja mitkä rajataan ulkopuolelle. Näin Copilot ja agentit työskentelevät sen tiedon varassa, johon organisaationne oikeasti luottaa. · 2.6 Toimenpidesuunnitelma ja vastuut Kokoamme havainnot selkeäksi toimenpidesuunnitelmaksi, jossa jokaisella korjauksella on omistaja ja kiireellisyysluokka. Osan toimenpiteistä voimme toteuttaa yhdessä, osa jää organisaationne omaan rytmiin.

Toimitettavat ja lopputulokset

Raportti tietoympäristön nykytilasta tekoälyn näkökulmasta Lista tunnistetuista ylijaoista ja käyttöoikeuspoikkeamista kiireellisyysjärjestyksessä Suositus tiedon luokittelun ja suojauksen periaatteiksi Määritelmä siitä, mitkä tietolähteet ovat tekoälyn käytettävissä Toimenpidesuunnitelma vastuineen ja aikatauluineen

Rajaukset

Palvelu ei sisällä organisaation koko tietoarkkitehtuurin uudistamista Laajat sisällön siirrot ja migraatiot sovitaan erikseen omana kokonaisuutenaan Ei sisällä Microsoft-lisenssien hankintaa Palvelu ei ole oikeudellinen neuvonta; tietosuojan ja tiedonhallinnan juridiset tulkinnat tekee tilaaja

Toimittajan ja tilaajan vastuut

Palvelun toimittaja vastaa kartoituksen menetelmästä, havaintojen analysoinnista, raportoinnista ja toimenpidesuunnitelman laatimisesta. Palvelun tilaaja nimeää yhteyshenkilön, myöntää tarvittavat tarkasteluoikeudet ympäristöön, osallistuu havaintojen läpikäyntiin ja päättää toteutettavista toimenpiteistä. Paras lopputulos syntyy, kun mukana on sekä tietohallinnon että liiketoiminnan edustus — tekniset havainnot on osattava suhteuttaa siihen, mihin tietoa oikeasti käytetään.

Toteutus ja aikataulu