Kun agentti liitetään prosessiin, joka ei toimi, lopputuloksena on nopeammin toistuva sama ongelma. Yksi vaihe nopeutuu, mutta jono siirtyy seuraavaan kohtaan, hyväksyntöjä on edelleen liikaa ja tieto kulkee yhtä hajanaisesti kuin ennenkin. Siksi kannattaa ensin katsoa, mitä työnkulku oikeasti yrittää saada aikaan, ja vasta sitten päättää mihin kohtaan tekoäly sijoitetaan. Tässä palvelussa kuvaamme valitun työnkulun päästä päähän sellaisena kuin se arjessa tapahtuu — ei sellaisena kuin se on dokumentoitu. Poistamme turhat välivaiheet, selkeytämme kuka päättää mistäkin ja missä kohtaa tieto siirtyy. Vasta uudistettuun työnkulkuun suunnittelemme ihmisen ja agentin työnjaon: mitkä vaiheet pysyvät ihmisen tekeminä, mitkä agentti voi valmistella ihmisen tarkastettavaksi ja mitkä voivat toimia itsenäisemmin. Palvelu sopii erityisesti työnkulkuihin, jotka ylittävät tiimirajoja. Juuri niissä hyöty on suurin ja juuri niissä pelkkä työkalun lisääminen tuottaa vähiten.

Kenelle tämä sopii

Työnkulut, jotka kulkevat usean tiimin, järjestelmän tai hyväksyjän läpi · Organisaatiot, jotka harkitsevat agenttien käyttöönottoa ja haluavat varmistaa, ettei nykyistä sekavuutta automatisoida · Prosessinomistajat, jotka tietävät että työ takkuaa mutta eivät saa kiinni siitä, missä kohtaa · Tilanteet, joissa yksittäisten ihmisten tehokkuus on jo parantunut mutta kokonaisuus ei ole nopeutunut

Palvelun sisältö ja toteutus

- 2.1 Työnkulun valinta ja tavoite Valitsemme työnkulun, jolla on selkeä merkitys toiminnalle, ja sovimme mitä sen uudistamisella tavoitellaan: nopeutta, laatua, ennakoitavuutta vai kuormituksen tasaamista. · 2.2 Nykytilan kuvaus päästä päähän Kuvaamme työnkulun sellaisena kuin se todella tapahtuu. Haastattelemme tekijöitä, seuraamme työtä ja kirjaamme myös ne välivaiheet, joita ei löydy mistään ohjeesta. · 2.3 Hukan ja kitkan poisto Tunnistamme odotukset, päällekkäiset tarkastukset, turhat hyväksynnät ja käsin tehtävät täsmäytykset. Poistamme ne ennen kuin lisäämme mitään uutta. · 2.4 Päätösoikeudet ja tiedon kulku Selkeytämme, kuka päättää missäkin kohdassa ja mistä lähteestä tieto haetaan. Agentti toimii luotettavasti vain, jos sillä on yksi selkeä tietolähde eikä montaa ristiriitaista. · 2.5 Ihmisen ja agentin työnjako Suunnittelemme uudistettuun työnkulkuun työnjaon vaiheittain. Mitoitamme itsenäisyyden asian merkityksen mukaan: mitä suurempi vaikutus päätöksellä on, sitä vahvemmin ihminen pysyy ohjaimissa. · 2.6 Toteutussuunnitelma ja mittarit Kokoamme uudistetun työnkulun kuvauksen, toteutusjärjestyksen ja mittarit, joilla muutoksen vaikutus nähdään. Sovimme myös, mitä rakennetaan niin että se on uudelleenkäytettävissä seuraavassa työnkulussa.

Toimitettavat ja lopputulokset

Kuvaus työnkulun nykytilasta päästä päähän, tunnistettu hukka mukaan lukien Uudistetun työnkulun kuvaus ja perustelut tehdyille muutoksille Ihmisen ja agentin työnjako vaiheittain, itsenäisyystaso perusteltuna Määritelty tietolähde ja päätösoikeudet Toteutussuunnitelma, mittarit ja suositus ensimmäisestä toteutettavasta vaiheesta

Rajaukset

Palvelu kattaa sovitut työnkulut; muut työnkulut sovitaan erikseen Agenttien tekninen rakentaminen on oma palvelunsa Ei sisällä muiden kuin Microsoft-ympäristön järjestelmäintegraatioiden toteutusta Ei sisällä organisaatiomuutosten läpivientiä; palvelu tuottaa suunnitelman ja perustelut

Toimittajan ja tilaajan vastuut

Palvelun toimittaja vastaa menetelmästä, nykytilan selvittämisestä, työpajojen fasilitoinnista sekä uudistetun työnkulun ja toteutussuunnitelman dokumentoinnista. Palvelun tilaaja nimeää työnkulun omistajan ja varmistaa, että mukana on työtä oikeasti tekeviä ihmisiä jokaisesta vaiheesta. Tilaaja päättää tehtävistä muutoksista ja vastaa niiden läpiviennistä omassa organisaatiossaan.

Toteutus ja aikataulu